Peut-on se réunir trop peu ou trop souvent ?

Le paradoxe des réunions

Des recherches récentes introduisent le concept du « paradoxe de la charge de réunions » : davantage de réunions permettent aux employés de mieux contribuer à leur organisation, mais coûtent en même temps de plus en plus d'énergie personnelle et de temps. Une étude de 2023 portant sur 199 employés à temps plein démontre que la participation aux réunions, l'engagement et les performances créatives augmentent initialement avec plus de réunions, mais diminuent après un certain point de bascule. En d'autres termes : il existe une quantité optimale de réunions, en deçà ou au-delà de laquelle les résultats se détériorent.

Fait intéressant, les réunions virtuelles amplifient cet effet curvilinéaire – la limite où « trop » commence se situe plus tôt pour les réunions en ligne que pour les rencontres physiques. Cela jette une nouvelle lumière sur la culture des réunions post-pandémie, alors que de nombreuses organisations sont passées à des modes de travail hybrides ou entièrement virtuels.

Qu'est-ce qui rend les réunions efficaces ?

Il ne s'agit pas seulement du nombre de réunions, mais surtout de leur qualité. Les recherches de Leach et ses collègues indiquent que les réunions structurées avec un ordre du jour clair sont perçues comme significativement plus efficaces. Les réunions qui commencent et se terminent à l'heure, se tiennent dans un espace agréable et où les participants sont activement engagés contribuent beaucoup plus au succès organisationnel.

Une étude allemande à grande échelle a suivi des équipes pendant 2,5 ans et a découvert que les processus de réunion constructifs – tels que la résolution de problèmes et la planification d'actions – étaient non seulement associés à une satisfaction d'équipe et une productivité plus élevées, mais aussi au succès organisationnel à long terme. Il est frappant de constater que la communication dysfonctionnelle (comme critiquer ou se plaindre) avait un effet négatif encore plus fort que les effets positifs des bons processus de réunion.

Le revers de trop de réunions

Plusieurs études mettent en garde contre les effets négatifs d'une surcharge de réunions. Rogelberg et ses collègues ont trouvé un lien entre le nombre de réunions et une diminution du bien-être des employés. Trop de réunions entraînent une fragmentation de la journée de travail, laissant insuffisamment de temps pour le travail en profondeur et la concentration. Cela se traduit par du stress, une productivité réduite et de la frustration.

En même temps, il n'est ni réaliste ni souhaitable de supprimer toutes les réunions. Les réunions sont essentielles pour la coordination d'équipe, le partage des connaissances, la prise de décision et la cohésion sociale au sein des organisations.

Le juste milieu

La conclusion ? Il existe bel et bien quelque chose comme trop peu et trop de réunions. La clé réside dans la recherche du bon équilibre et l'amélioration de la qualité des réunions. Les organisations devraient évaluer de manière critique quelles réunions sont vraiment nécessaires, les structurer de manière optimale avec des ordres du jour et des objectifs clairs, et se prémunir contre une surcharge de réunions qui entraverait justement la créativité et la productivité.

Sources :

• Meeting load paradox (2023): https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0007681323001167
• Perceived meeting effectiveness (2009): https://link.springer.com/article/10.1007/BF01126771
• Meetings Matter (2012): https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/1046496411429599
• Not another meeting (2006): https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0963721418776307