Kun je te weinig of te veel vergaderen?

Recent onderzoek introduceert het concept van de 'meeting load paradox': meer vergaderingen stellen werknemers in staat om beter bij te dragen aan hun organisatie, maar kosten tegelijkertijd almaar meer van hun persoonlijke energie en tijd.

De vergaderparadox

Een studie uit 2023 met 199 fulltime werknemers toont aan dat vergaderparticipatie, betrokkenheid en creatieve prestaties aanvankelijk toenemen met meer vergaderingen, maar na een bepaald omslagpunt juist weer dalen. Met andere woorden: er bestaat een optimale hoeveelheid vergaderingen en daaronder of daarboven worden de resultaten slechter.

Interessant genoeg versterken virtuele vergaderingen dat kromlijnige effect – de grens waarbij 'te veel' begint, ligt bij online meetings eerder dan bij fysieke bijeenkomsten. Dat werpt een nieuw licht op de vergadercultuur na de pandemie, waarbij veel organisaties overgestapt zijn op hybride of volledig virtuele werkvormen.

Wat maakt vergaderingen effectief?

Het gaat niet alleen om het aantal vergaderingen, maar vooral om de kwaliteit ervan. Onderzoek van Leach en collega's wijst uit dat gestructureerde vergaderingen met een duidelijke agenda als significant effectiever ervaren worden. Vergaderingen die op tijd beginnen en eindigen, gehouden worden in een prettige ruimte en waarbij deelnemers actief participeren, dragen veel meer bij aan organisatiesucces.

Een grootschalig Duits onderzoek volgde teams gedurende 2,5 jaar en ontdekte dat constructieve vergaderprocessen – zoals probleemoplossing en actieplanning – niet alleen samenhingen met hogere teamtevredenheid en productiviteit, maar ook met organisatiesucces op lange termijn. Opvallend was dat disfunctionele communicatie (zoals kritiek uiten of klagen) een nog sterker negatief effect had dan de positieve effecten van goede vergaderprocessen.

De keerzijde van te veel vergaderen

Meerdere studies waarschuwen voor de negatieve effecten van vergaderoverlast. Rogelberg en collega's vonden een verband tussen het aantal vergaderingen en verminderd welzijn van werknemers. Te veel vergaderingen leiden tot fragmentatie van de werkdag, waardoor er onvoldoende tijd overblijft voor diep werk en concentratie. Dat resulteert in stress, verminderde productiviteit en frustratie.

Tegelijkertijd is het niet realistisch of wenselijk om alle vergaderingen te schrappen. Vergaderingen zijn essentieel voor teamcoördinatie, kennisdeling, besluitvorming en sociale cohesie binnen organisaties.

De gouden middenweg

De conclusie? Er bestaat inderdaad zoiets als te weinig en te veel vergaderen. De sleutel ligt in het vinden van de juiste balans en het verbeteren van de kwaliteit van vergaderingen. Organisaties zouden kritisch moeten evalueren welke vergaderingen echt noodzakelijk zijn, die optimaal moeten structureren met duidelijke agenda's en doelen, en moeten waken voor vergaderoverlast die creativiteit en productiviteit juist in de weg staat.

Bronnen:

• Meeting load paradox (2023): https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0007681323001167
• Perceived meeting effectiveness (2009): https://link.springer.com/article/10.1007/BF01126771
• Meetings Matter (2012): https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/1046496411429599
• Not another meeting (2006): https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0963721418776307