De vreemde eend in de bijt

Wat doet deze kat tussen al de honden? Een grote bron van ergernis blijkt de aanwezigheid van mensen die niet bij de vergadering horen te zijn. Zeker wanneer de voorzitter het rondje afgaat zodat iedereen zijn visie over een onderwerp kan geven. Tijdrovend en onnodig, want de belangrijke punten werden toch al vermeld en vaak herhalen de mensen in kwestie de net aangegeven punten. 

Onvoorbereide collega's

De collega's die de avond ervoor niet even de tijd vonden om de belangrijke agendapunten eens te raadplegen, zorgen er ook voor dat onze haren rechtkomen. Zeker als ze dan aan het begin van de vergadering de vraag stellen: "Wat zijn de belangrijke punten van de dag?" De kriebels zou je ervan krijgen, want een dag telt zoals altijd maar 24 uur.

Mister Know-it-all

Ieder team heeft wel iemand die alles lijkt te weten… of dat denkt hij toch zelf. Frustrerend als ieder voorstel wordt afgeketst door deze meneer: voor alles heeft hij wel een uitleg. Dit leidt tot eindeloze discussie die de vergadering mateloos vertragen, en iets concreet afsluiten is ook niet gemakkelijk. Je kan 'drijven' maar ook 'overdrijven'.

De smartphonegebruiker

Tegenwoordig lijken velen onder ons tot op zekere hoogte vergroeid met onze smartphone, maar er is altijd die ene collega die zelfs tijdens een belangrijke vergadering de tijd vindt om snel nog even Facebook en Twitter te checken. Niet alleen wordt de aandacht van alle andere aanwezigen verstoord, maar lijkt het alsof die leuke vakantiekiekjes toch wel interessanter zijn dan de ontwikkeling van het bedrijf.

De doorbomer

Dit kan doorgaans twee kanten uit: ofwel spant deze persoon samen met Mister Know-it-all, ofwel ontaardt de vergadering net niet in een gevecht. Hoe vaak ook wordt geprobeerd om van onderwerp te veranderen, de doorbomer laat niet los en houdt meestal krampachtig vast aan zijn of haar eigen visie. Dat kan erg vermoeiend zijn. Collega's appreciëren het niet als je de zaken alleen maar in zwart-wit ziet, en niet in het grijs.

Powerpoint-pipo's

Powerpoints kunnen erg nuttig zijn, maar tegelijkertijd bezitten slechts weinigen de Powerpoint-gave. Te veel tekst, geen bullet points gebruiken, schreeuwerige of net saaie kleuren… er kan erg veel misgaan. Bovendien vinden die presentaties steevast in het donker plaats, waardoor het je de grootste moeite kost om niet zachtjes richting dromenland af te glijden.  

De grapjas

Een grapje kan soms erg welkom zijn op een saaie vergadering, maar alle gekheid op een stokje: het is niet de bedoeling dat je tijdens een vergadering je verborgen talent als stand-up comedian oefent. Grappenmakers stralen uit dat ze niet ernstig met de agendapunten bezig zijn. Ook te veel sarcasme en ironie gebruiken is not done, want zo lijkt het alsof je de meningen van je collega's niet naar waarde schat.

De klager

Een vergadering is geen persoonlijk ‘klaaguurtje’. Het is een vaak voorkomend fenomeen: een persoon die tijdens een vergadering zijn hart lucht. Zeuren over het toilet heeft maar weinig toegevoegde waarde voor een constructieve vergadering. Collega’s met pakken werk op hun bureau hebben weinig aan geklaag. Er bestaan daar uitgelezenere momenten voor, want een vergadering dient nu eenmaal om de gezamenlijke agendapunten te bespreken.

Laatkomers

Ook laatkomers prijken erg hoog op de lijst van ergernissen. Ze komen meestal buiten adem de vergaderzaal binnengewaaid terwijl ze een reeks excuses mompelen, maar blijkbaar hebben ze toch nog de tijd gevonden om in Starbucks langs te gaan. Bovendien moeten ze nadien nog helemaal ingelicht worden over de inhoud van de vergadering, en dat is uiteraard tijdverspilling.

Naast-de-kwestie-kwieten

Een van de grootste klachten over vergaderingen luidt vaak dat ze niet productief genoeg zijn en dat ze over schijnbaar nutteloze dingen lijken te gaan. Het kan dan ook erg frustrerend zijn dat er constant van het hoofdonderwerp wordt afgeweken. Een vergadering is meestal niet het leukste moment van de dag, en wordt daarom het beste to the point gehouden.